Privacyverklaring sollicitanten en medewerkers

Privacyverklaring van Valk Exclusief
Indien je bij een Valk Exclusief hotel of restaurant (“Valk Exclusief”) solliciteert of bij Valk Exclusief
werkzaam bent, dan verwerkt Valk Exclusief persoonsgegevens van jou. In deze privacyverklaring (de
“Privacyverklaring”) leggen wij uit welke persoonsgegevens van sollicitanten en medewerkers worden
verwerkt, met welk doel en hoe je jouw privacy rechten kunt uitoefenen. Daarnaast tref je ook overige
relevante informatie aan in het kader van persoonsgegevens.
Valk Exclusief vindt jouw privacy belangrijk. Wij verwerken jouw persoonsgegevens daarom op een
zorgvuldige wijze en houden ons daarbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

1. Toepasselijkheid Privacyverklaring
De Privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten en handelingen van Valk Exclusief verband
houdende met sollicitanten en medewerkers. Bijlage 1 aan deze Privacyverklaring bevat een lijst van
de hotels en restaurants die onder deze Privacyverklaring vallen.
Valk Exclusief informeert sollicitanten en medewerkers over de verwerking van persoonsgegevens
onder meer via vacature websites, webpagina’s en diverse (digitale) medewerkersplatforms.
Daarnaast wordt een nieuwe medewerker bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst op deze
Privacyverklaring gewezen.

2. Wat is het doel en de grondslag van de verwerkingen?
Valk Exclusief verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, voor verschillende doeleinden.
Hierna wordt toegelicht welke persoonsgegevens met welke doeleinden worden verwerkt.

• Werving en selectie van kandidaten
Valk Exclusief verwerkt persoonsgegevens in het kader van een effectief en efficiënt werving en selectieproces van nieuwe medewerkers. De verwerking vindt plaats met jouw toestemming door toezending van jouw CV en motivatiebrief, alsook omdat wij daarvoor een
gerechtvaardigd belang (werving en selectie van personeel).

• Personeelsadministratie
Als werkgever voert Valk Exclusief een personeelsadministratie voor de registratie en
actualisatie van personeelsgegevens. Wij doen dit in het kader van personeelsbeheer. Het gaat
hierbij om gegevens die noodzakelijk zijn voor uitvoering van de arbeidsovereenkomst en die
vastgelegd moeten worden op grond van een wettelijke verplichting.

• Salaris- en urenadministratie
Voor het uitbetalen van salarissen voert Valk Exclusief een salaris- en urenadministratie. Het
gaat hierbij om verwerkingen die noodzakelijk zijn voor uitvoering van de
arbeidsovereenkomst en waartoe Valk Exclusief ook wettelijk verplicht toe is.

• Verzuimregistratie en beleid
Valk Exclusief houdt het verzuim van haar medewerkers bij als onderdeel van haar
salarisadministratie, alsook voor preventie van verzuim en om re-integratie te bevorderen.

Deze verwerkingen zijn nodig om aan wettelijke verplichtingen te voldoen en zijn nodig voor
uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Ook heeft Valk Exclusief een gerechtvaardigd belang
(preventie en bevorderen re-integratie) bij deze verwerkingssoort.

• Opleiding en beoordeling van medewerkers
Valk Exclusief verzamelt gegevens om jouw functioneren als medewerker te kunnen
beoordelen en voor het bieden van opleidingsmogelijkheden. Valk Exclusief heeft een
gerechtvaardigd belang bij het verwerken van deze gegevens (goede bedrijfsvoering en goed
werkgeverschap) en heeft deze gegevens nodig om uitvoering te geven aan haar
opleidingsverplichtingen.

• Beveiliging van het hotel
Onze hotels, restaurants parkeerterreinen en garages zijn voorzien van camera-beveiliging om
de veiligheid van onze gasten, medewerkers en bezittingen te bevorderen en diefstal en
andere onregelmatigheden tegen te gaan. Wij hebben een gerechtvaardigd belang
(beveiliging) om deze gegevens te verwerken.

• Marketing van het hotel
Valk Exclusief gebruikt soms beeldmateriaal en informatie over/van medewerkers voor
marketing van het hotel via sociale media, tijdschriften en promotiemateriaal. Het kan hierbij
gaan om bijvoorbeeld foto’s of interviews van medewerkers. Hier zal afzonderlijke
toestemming voor gevraagd worden aan de medewerker.

• Delen van nieuws en relevante personeelsinfo
Valk Exclusief verspreidt via e-mail nieuwsbrieven en relevante personeelsinformatie aan
medewerkers. Wij verzamelen jouw e-mailadres om met jouw toestemming deze
nieuwsbrieven en informatie met jou te kunnen delen.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt Valk Exclusief van sollicitanten?
Valk Exclusief zal de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:
a. identificatie- en contactgegevens zoals titel, naam, adres, woonplaats, geboortedatum, emailadres en telefoonnummer en eventuele tewerkstellingsdocumenten;
b. opleidings- en sollicitatiegegevens zoals CV, motivatiebrief, opleidingen, cursussen,
assessments, referenties;
c. interactiegegevens zoals IP-adres, surfgedrag op de websites van Valk Exclusief, klikgedrag,
cookie ID en contact met Valk Exclusief; en
d. andere gegevens die vrijwillig en aanvullend door jou aan ons zijn verstrekt, zoals een foto,
informatie over jouw interesses, hobby’s en overige.

Bron
De bovenvermelde gegevens ontvangt Valk Exclusief:
• rechtstreeks van jou;
• via vacaturesites waarop vacatures van Valk Exclusief zijn te vinden;
• via facebook, whatsapp of instagram indien je één van deze media gebruikt voor jouw
sollicitatie; of
• via een vriend of vriendin die jou bij ons heeft aanbevolen.

4. Welke persoonsgegevens verwerkt Valk Exclusief van medewerkers?
Valk Exclusief zal de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:
a. identificatie- en contactgegevens zoals titel, naam, adres, woonplaats, geboortedatum, emailadres, burgerlijke staat, telefoonnummer en eventuele tewerkstellingsdocumenten;
b. opleidings- en sollicitatiegegevens zoals CV, motivatiebrief, opleidingen, cursussen,
assessments, referenties;
c. IBAN-nummer;
d. identiteitsbewijs en BSN;
e. kleding- en schoenmaat;
f. salarisgegevens, loonheffingsformulier, urenregistraties, kortdurend en langdurig verlof,
verzuim en andere voor de salarisadministratie relevante gegevens;
g. gegevens die betrekking hebben op jouw functioneren;
h. interactiegegevens zoals IP-adres, surfgedrag op de websites van Valk Exclusief, klikgedrag,
cookie ID en contact met Valk Exclusief; en
i. andere gegevens die vrijwillig en aanvullend door jou aan ons zijn verstrekt, zoals foto’s,
informatie over jouw interesses, hobby’s en overige.

Bron
De bovenvermelde gegevens ontvangt Valk Exclusief:
• rechtstreeks van jou;
• de desbetreffende Arbodienst en/of bedrijfsarts;
• leerbedrijven en onderwijsinstellingen;
• via vacaturesites waarop vacatures van Valk Exclusief zijn te vinden;
• via facebook, whatsapp of instagram indien je één van deze media gebruikt voor jouw
sollicitatie; of
• via een vriend of vriendin die jou bij ons heeft aanbevolen

5. Aan wie verstrekt Valk Exclusief persoonsgegevens?
Valk Exclusief verstrekt alleen persoonsgegevens aan andere partijen om de onder punt 2 vermelde
verwerkingen te faciliteren en te kunnen doen plaatsvinden. Hieronder treft u een overzicht van (de
categorieën) ontvangers aan.
a. de desbetreffende vestiging waar u solliciteert;
b. (IT) service providers en softwarebedrijven;
c. handhavingsinstanties zoals bijvoorbeeld politie, justitie of fraude bestrijdende organisaties;
d. de Arbodienst;
e. het UWV;
f. de salarisadministrateurs en controleurs van Valk Exclusief.
Bovendien kan Valk Exclusief persoonlijke informatie delen om:
- geldende wet- en regelgeving na te leven;
- te reageren op overheidsverzoeken of gerechtelijke bevelen;
- geldige wettelijke procedures na te leven;
- de rechten, privacy, veiligheid of het eigendom van Valk Exclusief, gasten of medewerkers te borgen;
- te reageren op een noodgeval.

Wij dragen er zorg voor dat het delen van gegevens alleen plaatsvindt indien de derde de gegevens
verwerkt op basis van onze instructies, voldoende passende (beveiligings)maatregelen neemt en ons
garandeert zich te houden aan de geldende privacy wet- en regelgeving.

6. Doorgifte persoonsgegevens buiten de EER
Valk Exclusief kan persoonsgegevens doorgeven vanuit Nederland naar het buitenland. Wanneer
persoonsgegevens door ons buiten de EER worden verwerkt, zullen we zorgen voor een passend
niveau van bescherming van de overgedragen gegevens. We vereisen dat serviceproviders en andere
dienstverleners passende maatregelen nemen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van de
persoonsgegevens te garanderen.

7. Cookies
Valk Exclusief maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek
op een website wordt opgeslagen op het device (elektronisch apparaat) van de bezoeker. Cookies
hebben als doel om informatie over iemand, de website of statistieken te verzamelen. Sommige
cookies hebben daarnaast tot doel om de gebruikerservaringen van de website te verbeteren.

Typen cookies
We maken onderscheid tussen functionele en niet-functionele cookies. Functionele cookies plaatsen
we altijd. Deze zijn namelijk noodzakelijk om de website goed te laten werken. Niet-functionele
cookies verwerken persoonsgegevens buiten jouw zichtveld. Deze stellen ons vooral in staat om onze
dienstverlening te verbeteren. We kunnen hierdoor bijvoorbeeld meten hoe vaak onze website wordt
gebruikt en naar welke informatie bezoekers op zoek zijn. Wij vragen altijd jouw toestemming voor
het vragen van niet-functionele cookies. Wij maken gebruik van de volgende niet-functionele cookies:
• Analytische cookies- met analytische cookies verzamelen wij statistieken over het gebruik van
de website door de gebruikers. Door websitegebruik te meten kan de website worden
verbeterd in het voordeel van de gebruikers. Onder meer de volgende gegevens worden
opgeslagen:
o het IP-adres, welke wordt gemaskeerd conform de richtlijnen van de privacywet- en
regelgeving;
o technische kenmerken, zoals de browser die je gebruikt;
o vanaf welke pagina je op de webwinkel bent gekomen;
o welke internetpagina’s je bezoekt.
• Advertentiecookies - wij maken gebruik van advertentiecookies om gepersonaliseerde
advertenties te tonen en om de effectiviteit van een reclamecampagne te meten. De
advertentiecookies zijn nodig om de advertenties daadwerkelijk te kunnen tonen.
• Social - cookies waarmee de inhoud van de Valk Exclusief websites op sociale media kan
worden gedeeld, zoals Twitter, Facebook, Google + Linkedin en Youtube. Wij hebben geen
invloed op de cookies die sociale media plaatsen en de data die zij verzamelen.
• Marketing - cookies waarmee wij relevante op maat gemaakte inhoud kunnen aanbieden. Je
kunt denken aan relevante aanbiedingen en informatie over onze services en diensten. Dit
doen wij op basis van geanonimiseerde gegevens over surf-, zoek- en koopgedrag, via onze
eigen kanalen en die van derden. Indien je deze cookies uitschakelt krijg je nog steeds
advertenties te zien, echter minder relevant. Deze cookies geven daarnaast inzicht in de
effectiviteit van advertenties.
• Overig - cookies die niet van toepassing zijn op de bovenstaande categorieën, zoals cookies
die helpen bij het optimaliseren van de gebruiksvriendelijkheid van de website. Deze cookies
onthouden o.a. voorkeuren en interesses. Hierbij kun je denken aan taal- en valutavoorkeur,
favoriete hotel en gewenste betaalmethode.

Cookies blokkeren en verwijderen
Indien je niet wilt dat onze website cookies op jouw computer kan opslaan, kun je dat aangeven in de
cookiemelding die u te zien krijgt bij het eerste bezoek aan onze website. Heb je onze cookies al eerder
geaccepteerd? Dan krijg je deze melding niet meer te zien en dient u de cookies (indien gewenst) zelf
te verwijderen. Je kunt het plaatsen van cookies uitschakelen door jouw browserinstellingen te wijzigen.
Houd er rekening mee dat bepaalde functionaliteiten op de website mogelijk niet of slechts
gedeeltelijk werken indien u de cookies uitschakelt.

Gebruikte cookies door derden
Valk Exclusief maakt gebruik van diensten van de hieronder genoemde derden partijen. Deze partijen
kunnen tijdens het gebruik van hun diensten ook cookies op uw device opslaan. Valk Exclusief gebruikt
ten tijde van deze versie van de Privacyverklaring:
- Feedbackify
- Cookiebar
- Sessie
- Login
- RequestVerification
- Facebook
- Google Analytics
- Google Tag Manager
- Hotjar
- Trengo
- Doubleclick
- Shoppingminds

Google Analytics
Van der Valk maakt gebruik van Google Analytics. Het laatste deel van IP-adres van de bezoeker van
de website wordt gemaskeerd. Wij delen wij geen andere gegevens met Google via Google Analytics.

8. Hoe lang bewaart Valk Exclusief persoonsgegevens?
Valk Exclusief bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven gemelde
doelen, tenzij er een wettelijke plicht bestaat om de gegevens te bewaren of jij voor de bewaartermijn
toestemming hebt gegeven.
Gegevens van sollicitanten worden niet langer dan vier weken na afronding van de
sollicitatieprocedure gebruikt, tenzij jij toestemming geeft voor een langere bewaarduur.

9. Beveiliging en maatregelen
Valk Exclusief hanteert een hoog niveau van beveiliging van gegevens van sollicitanten en
medewerkers. Valk Exclusief treft passende organisatorische en technische maatregelen om
vertrouwelijkheid en beschikbaarheid te waarborgen, alsook om onrechtmatige verwerking van
persoonsgegevens tegen te gaan. Toegang tot gegevens door medewerkers van Van der Valk geschiedt
op basis van noodzakelijkheid gegeven de functie van de betreffende medewerkers (Need to know
principe). Valk Exclusief toetst periodiek de beveiliging van haar gegevensverwerkingen en
onderliggende IT systemen. Ingeval van uitbesteding van gegevensverwerkende processen aan derde
partijen maken wij met deze partijen afspraken over adequate beveiliging van de persoonsgegevens..
De getroffen maatregelen zijn in lijn met geldende privacy wet- en regelgeving. Absolute (100%)
beveiliging van persoonsgegevens kan echter niet worden gegarandeerd. Als er ondanks de getroffen
beveiligingsmaatregelen toch een beveiligingsincident plaatsvindt, zullen wij maatregelen treffen om
de gevolgen voor jouw privacy zoveel mogelijk te beperken.

10. Aansprakelijkheid
Gelet op het hiervoor onder punt 9 vermelde kan Valk Exclusief niet verantwoordelijk c.q. aansprakelijk
worden gehouden voor ongeoorloofde, onbevoegde of ongewilde verwerking en/of toegang tot
persoonsgegevens die niet aan Valk Exclusief kan worden toegerekend. Tevens zijn wij niet
verantwoordelijk voor de handelingen of nalaten door derde(n) waarmee wij samenwerken of
waarnaar wij op onze website(s) of anderszins verwijzen. De desbetreffende derden vallen niet onder
deze Privacyverklaring en wij raden dan ook aan om de privacyverklaringen van deze derde partijen
op de websites zorgvuldig te lezen. In al de hiervoor genoemde gevallen accepteert Valk Exclusief geen
aansprakelijkheid en heeft een sollicitant of (ex-)medewerker geen recht op schadevergoeding,
nakoming of enige andere aanspraak jegens Valk Exclusief.

11. Jouw privacy rechten
Als sollicitant of medewerker bij Valk Exclusief kun je een verzoek doen tot inzage, correctie,
verwijdering, bezwaar, beperking of overdracht van de persoonsgegevens. Daarnaast heb je het recht
om een verleende toestemming in te trekken. Eventuele intrekking van jouw toestemming laat
eerdere verwerkingen op basis daarvan onverlet.

a. Recht op inzage
Je hebt het recht om aan Valk Exclusief te vragen of wij persoonsgegevens van jou verwerken.
Als wij gegevens van jou verwerken heb je het recht om inzage te krijgen in de betreffende
persoonsgegevens, de doeleinden van de verwerking, eventuele bronnen of ontvangers van
deze persoonsgegevens en de bewaartermijn.

b. Recht op rectificatie
Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan je een verzoek indienen om dit te
corrigeren.

c. Recht op verwijdering
Je kan ons verzoeken om door ons verzamelde persoonsgegevens van jou te verwijderen in de
volgende gevallen:
- de persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben
verzameld of anderszins verwerkt;
- indien de toestemming op basis waarvan de verwerking geschiedt door jou is ingetrokken;
- de persoonsgegevens worden door ons onrechtmatig verwerkt;
- wij moeten jouw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting wissen;
- wij hebben jouw gegevens door middel van mobiele telefonie- of internetdiensten
verzameld.

d. Recht op beperking
Als je een onjuistheid in jouw persoonsgegevens hebt gemeld bij ons of als je bezwaar hebt
gemaakt tegen de verwerking, kun je ons verzoeken de verwerking te beperken zolang we
jouw verzoek in behandeling hebben. Je kan ons ook om beperking van de verwerking
verzoeken als je van mening bent dat wij jouw gegevens onrechtmatig verwerken of deze niet
meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden en jij deze nodig hebt voor een
rechtsvordering.

e. Recht op overdraagbaarheid
Indien de verwerking plaatsvindt op basis van jouw toestemming of de verwerking via
geautomatiseerde procedés wordt verricht, kun je ons verzoeken om jouw persoonsgegevens
aan jou over te dragen. Ook kan je ons vragen deze gegevens rechtstreeks aan een andere
verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

f. Recht op bezwaar
Je hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van persoonsgegevens
die op jou betrekking hebben. Dat geldt in het bijzonder voor profielen die wij op basis van
jouw persoonsgegevens hebben aangemaakt of als wij jouw persoonsgegevens gebruiken voor
directe marketingdoeleinden.

Uitoefenen rechten
Wil je van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kan dit alleen door
een e-mail te zenden aan het e-mailadres van het desbetreffende hotel (zie Bijlage 1 bij de
Privacyverklaring). Jouw verzoek dient aan de wettelijke vereisten te voldoen. Wij kunnen verlangen
dat je je identificeert voordat we een verzoek in behandeling nemen. Valk Exclusief zal jou binnen vier
weken informeren over haar besluit, tenzij wij jou binnen die termijn laten weten dat wij nog meer tijd
nodig hebben.
Houd er rekening mee dat Valk Exclusief onder omstandigheden of op basis van de toepasselijke
(privacy) wet- en regelgeving geheel of gedeeltelijk kan weigeren aan jouw verzoek te voldoen.

12. Identiteit en Contactgegevens
Voor overige vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan
contact worden opgenomen met het desbetreffende Hotel. Deze contactgegevens treft je aan op de
Bijlage 1 bij de Privacyverklaring. Geef duidelijk in het onderwerp aan dat het gaat om privacy en om
welk verzoek het gaat zodat wij binnen de daarvoor geldende termijnen kunnen reageren. Desgewenst
kun je ook een klachtenprocedure starten bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is
bevoegd om kennis te nemen van jouw klacht en kan besluiten om de klacht verder in behandeling te
nemen.

Voor vragen over deze Privacyverklaring kunt u opnemen met:

Hotel Heerlen
T.a.v. de Privacy Coördinator
Terworm 10
6411 RV Heerlen
privacy@heerlen.valk.nl

13. Wijziging van de Privacyverklaring
Valk Exclusief kan wijzigingen aanbrengen in de Privacyverklaring. Wijzigingen van de Privacyverklaring
zullen direct via de websites vermeld op Bijlage 1 worden vermeld en zijn onmiddellijk, integraal en
onverkort van toepassing op het privacy beleid van Valk Exclusief. Valk Exclusief raadt daarom aan om
regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn.

14. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Op de Privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen tussen partijen zullen
uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland.

Versie augustus 2020